Você, como eu, procrastina na hora de sumir com a bagunça da papelada?
Eu tenho a sensação de que os papéis entram desenfreadamente em casa e até parece que estão colados nos calçados? (risos)
Pois bem, esse papo será para iluminar e trazer soluções para criarmos hábitos de pôr ordem na papelada.
E de antemão, digo que a cereja do bolo está no penúltimo parágrafo, leia até o final. Como otimizar as buscas por documentos e contas?
Quem me conhece sabe, sempre falo: faça parceria com produtos organizadores; ter espaço para cada coisa é redentor!
Sério, tenha bons Produtos Organizadores, principalmente para arquivismo, o objetivo deles é facilitar a manutenção do processo com essa organização, que é muito técnico e por vezes cansativo; veja aqui, alguns tipos de organizadores para suas papeladas:
As Pastas, são as queridinhas, sejam elas: com elástico, sanfonadas, classificadores (de A a Z) ou suspensas; são as que melhor categorizarão seus documentos.
Sem esquecer as Caixas, que podem ser: caixas arquivos, revisteiros, caixa jumbo - tipo contêiner com tampa; atente-se para a importância da circulação de ar nas caixas, para evitar traças e mofos; combinado?
Os Acessórios, sejam eles: divisores de gaveta, etiquetas, tags, grampeadores, clips, perfuradores, postites, fitas adesivas, marca textos, carimbos, quadros, calendários etc.
Produtos organizadores, como os citados acima, além de criar locais para cada item, embelezam, dão vida, levam alegria e principalmente, traz funcionalidade ao seu cotidiano profissional e pessoal.
Eles podem ser utilizados sobre mesas/birôs, em gavetas e prateleiras, basta usar a imaginação, dentro da sua ralidade!
Como deixar sua papelada mais prática?
Na hora de organizar os documentos pessoais, use pastas individuais (por pessoa).
Atente para, os arquivos de guarda permanente: documentos cíveis - registros de nascimento, certidões de casamento, certidões de óbito; certificados, históricos e diplomas escolares e/ou de graduação; contratos e carteiras trabalhistas etc.
Bem como, os arquivos periódicos: financeiros (contratos, seguros etc.), imposto de renda, médicos (exames e vacinas) e outros.
Para as contas, o ideal é dividi-las em: a pagar e pagas.
As pagas, agrupe por mês ou por operadora de serviço;
E a pagar, ordene pela data de vencimento, das mais antigas para as mais recentes, ou seja, quem vence primeiro fica na frente.
Lembrando que ao fim de cada ano, as empresas de serviços emitem um balanço das contas pagas: Declaração de Quitação de Débito, de posse desse documento, descarte as contas referentes àquele período, das prestadoras.
Para os bens móveis e imóveis.
Adote uma pasta para os bens móveis residenciais (eletros/eletrônicos), com as notas fiscais e garantias; atenção: não precisa guardar o manual de instruções após a instalação do produto, caso preciso consultá-lo (geralmente, não acontece) você pode acessar o site do fabricante.
Para os automotivos (carros e motos), sugiro uma pasta para cada bem, com: documentos do trânsito, impostos/taxas, seguros e outros.
O mesmo acontece com cada imóvel, tenha uma pasta com documentos: escrituras, contratos, seguros, impostos, plantas baixas, hidráulicas, elétricas etc.
Ah, e não esqueça dos seus amiguinhos queridos, os pets, na pastinha deles devem ficar o registro de pedigree e documentos de saúde – vacinas e exames.
Os empresariais, em geral ficam com o contador, mas caso seja uma atribuição sua, tenha pasta para cada setor da empresa: financeiro/orçamentário, recursos humanos, administrativos, patrimônio etc.
Qual o tempo correto para ficar com documentos?
Segue abaixo, o rol do que podemos guardar por tempo indeterminado e anualmente:
Guardar por tempo indeterminado:
- Registros/certidões civis de nascimento, casamento, divórcio, óbito de entes próximos;
- Históricos, certificados ou diplomas escolares, de graduação ou pós-graduação;
- Escritura de Imóveis;
- Todas as vias de Carteira de Trabalho, Cartão do PIS, comprovante de vencimentos (holerites), guia de recolhimento do INSS, comprovantes de rescisão de contrato e demais documentos referentes aos vínculos empregatícios;
- Notas fiscais e certificados de garantia dos Bens Duráveis, devem ser guardados, no mínimo, durante o prazo de garantia legal do produto;
- Comprovantes de financiamento/consórcio, até a quitação comprovada ou a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.
Guardar por 01 ano:
- Apólice de seguro, após vigência do contrato;
- Faturas do cartão de crédito ou a declaração anual de quitação de débitos.
Guardar por 03 anos:
- Comprovantes de locação de imóveis:
Guardar por 05 anos:
- Comprovantes de pagamento de serviços de consumo de água, energia elétrica, gás encanado, internet, telefonia fixa, telefonia móvel e TV por assinatura; (Contudo, desde 2010, basta guardar a Declaração de Quitação Anual de Débitos.)
- Comprovantes de pagamento do condomínio;
- Comprovantes de serviços médicos;
- Extratos bancários;
- Impostos e Tributos – IPVA, IRPF;
Obs.: Os comprovantes de quitação do IPTU devem ser mantidos por 10 anos para comprovação de propriedade.
E o mais importante em todo esse processo é:
Uma vez por mês, crie a rotina de arquivar os novos documentos e contas e se desfazer dos inválidos.
Adote uma data fixa na sua agenda, por exemplo: todo dia 11 de cada mês, para essa rotina; ou terá de volta a bagunça, em seu lar, novamente.
Espero ter ajudado nessa tarefa árdua, com essas ideias, dicas e soluções.
E reafirmo aqui, a importância da organização em nossas vidas. Caso falte em você habilidade ou tempo para tal missão; existem profissionais certificados e gabaritados que ajudam a sumir com a bagunça dos ambientes, mobiliários e acervos do seu lar ou empresa.
Falo do meu trabalho, sou Personal Organizer, uma organizadora profissional que penso com você, de forma personalizada, soluções e sistemas para deixar seu cotidiano funcional e harmonioso; assim sobrará mais tempo para aproveitar o real propósito do seu viver!
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